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【提高工作效率】老細開會無限時？職場專家：想開會短啲要識呢招
刊登日期: 2020-03-12
筆者身邊有唔少在職朋友，成日都同老細開完會之後都唔知個會開嚟做乜，比開會之前更加一頭霧水。即使個情況唔係真係咁差——始終你同其他同事有過一啲具建設性嘅討論都好——但係成幾粒鐘嘅會傾極都係無結果，點都會令人失望嘅。不過，有一個好好嘅方法去解決依個問題：就係完咗meeting之後send封email過去啦。
職場專家Heather Yurovsky就指出：依封email嘅最大用途就係令所有參與會議嘅同事都知道係做緊啲乜嘢。當你同成條team都有個共同目標，咁做起嘢上嚟就會有效率，又可以減少失望啦。無人鍾意坐係間房入面，拋晒啲好建議出嚟，仲係乜結果都傾唔到出嚟嘅。
應該邊個send封email？
或者你同所有開過嗰個會嘅同事都想send個封follow-up email嘅，但究竟應該由邊個send出去呢？
其實答案好明顯啦。如果係你安排個會嘅，係你決定個會議議程嘅，然後又係由你hold個會嘅，咁最好就係由你去send啦。
通常去到個會議嘅最尾，大家都好清楚應該係邊個負責個會議嘅，但有陣時唔係咁嘅情況嘅，尤其係依個係一個新嘅project嘅時候，未有同事會認到頭嘅。你只要記住，唔好顯得自己好似order緊人哋做嘢，表達出自己係想大家一齊共同確認個project係邊個跟同埋個deadline嘅。
如果係一個相對模糊嘅情況，咁你要諗下由自己去send封email出嚟係咪合適啦。係個會議嘅最尾，如果大家都唔係好清楚應該邊個跟個project嘅話，而你又覺得自己有依個責任喎，咁你就應該帶頭問下大家嘅意見啦。你只係做緊義工，而係將同事擺上枱，你應該問下其他同事嘅意見嘅。
Email對象應該包括邊個呢？
當解決咗邊個send封email出去嘅問題之後，咁就係時候諗下封email嘅受眾啦。你要確保你封email係send晒俾所有嘅與會者，包括係果啲邀請咗佢參加但又無嚟嘅人。然後你就要諗下係咪仲有啲人應該要係個會入面但無人邀請，例如係個啲關事嘅持份者咁樣，又或者係同開會嘅議題相關嘅人。最後，如果係一啲比較senior嘅同事嘅話，試下cc俾佢哋嘅助手啦。
幾時send出去呢？
試諗下個會議所傾嘅內容會extend到去幾時，然後趁著個討論仲係大家口邊嘅時候，就跟住自己嘅記憶力去寫啦。如果你預先知道，個project會係由你負責跟嘅話，你甚至乎應該係開會之前就決定會後個段時間就係用嚟send依封email。
學識send會後email，就唔洗再怕開會開到一頭霧水啦。
資料來源：The Muse
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