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4大遙距工作貼士 助企業提升抗逆力

刊登日期: 2020-02-20

最近香港不少企業都陸續推行遙距工作(Remote Working),以應付突發情況例如惡劣天氣、交通擠塞等,員工可自行按需要調節工作時間和地點,保障他們的安全同時亦確保公司運作不受影響。
 
流動性能為員工帶來更靈活的工作模式,即使在突發情況下仍能保持業務運作、維持生產力。但企業推行遙距工作時,不免會面對幾大問題:如何確保員工即使在辦公室外仍可高效地完成工作?員工之間如何溝通和協作? 怎麼保證溝通當中的企業資料不會外洩?要解決這些問題,科技佔了不可或缺的一部分。
 
Microsoft 一直致力協助香港企業成就更多,以創新科技和方案滿足企業和員工不斷提升的現代辦公需求。在實行遙距工作方面, Microsoft 專家向企業提出以下四大貼士, 以確保員工無論身在何地都可輕鬆高效地完成工作。
 
1. 利用雲端集中儲存檔案以確保輕鬆存取
有效提高公司流動性的雲端應用近年大受歡迎,全球權威 IT 研究與顧問諮詢公司 Gartner 的研究指出,於 2022 年前,多達六成的機構將會採用第三方服務供應商的雲端管理服務,是 2018 年的兩倍。企業從傳統伺服器轉移至雲端平台集中儲存企業資料,讓員工無論何時何地都能輕鬆存取所需檔案、數據和資訊。Microsoft Teams 正是一個安全易用的雲端協作平台,提供進階安全性防護並且集聊天、會議、儲存和各種協作應用於一身。通過與 SharePoint 結合,員工建立 Teams 群組時會自動獲得 SharePoint 連結,只要連接網絡,團隊無論是利用公司電腦、個人電子裝置例如手機及平版電腦,或透過網站登入賬戶,都可以隨時隨地在同一平台與團隊安心共享及編輯Word、Excel、PowerPoint 等檔案,節省時間之餘同時避免因文件有多個版本而造成的混亂。
 
2. 利用虛擬共享平台確保靈活和流暢的團隊協作
遙距工作在香港變得普遍,不少企業管理團隊正忙於就隨時可發生的突發情況作準備,當中快速和靈活的溝通和協作非常關鍵。企業選擇協作工具時,應考慮具規模和全面的整合方案,以 Microsoft Teams 為例,它支援多達 250 人同時進行網上會議,又或是向包括公司內外多達一萬人進行直播,協助管理層隨時與員工進行大型線上會議或廣播。企業亦可將會議錄影,員工有需要時可隨時在平台上重溫。創意行業是其中一個受遙距工作影響的行業,團隊時常需要以圖像化形式進行brainstorming ,互相交流並刺激創意。Microsoft Teams 會議中的 Whiteboard功能可讓參與者在共用的數碼畫布上繪圖和書寫,即使員工身在不同空間都可以實時交流。
除此之外,Teams 更與 Microsoft 其他應用,包括 Outlook、Office、Power 等整合,提供一體化體驗。利用Power 平台能夠簡化公司運作流程,員工可以輕鬆製作應用程式、將日常程序自動化,並藉此建立數據為先的企業文化。
 
3. 確保網絡安全避免保密資料外洩
遙距工作的一大好處是員工可以在任何地方使用不同設備工作,包括公司電腦、個人電子產品如電話、平版電腦等存取所需文件,但伴隨而來的卻是網絡安全問題。當愈來愈多員工使用不同裝置連接平台,黑客入侵的風險亦相對增加。因此,企業需要採用全面的解決方案管理流動裝置和傳統終端(例如PC和Mac),例如 Microsoft Intune讓用戶可安全地使用公司裝置,並配合公司的自備工作裝置政策,即使是未受管理的裝置上的公司應用和數據也可以受到保護。
 
4. 追蹤工作進度及提升效率
大部分本地企業在推行遙距工作方面仍屬於初階段,需要持續監察和檢視成效。企業可借助Microsoft Office365 中的 MyAnalytics 等生產力分析工具,利用 AI收集員工工作模式的相關數據,為員工提供個人工作模式概覽,並提出有效提升生產力和加強協作的建議。例如當員工發現自己進行電話會議時用了過多時間撰寫電郵,便需要檢視自己開會時是否不專心,又或是他根本沒有需要參與某些會議。為保障個人私隱,報告只會供員供本人參考。
 
遙距工作預計會愈來愈普及,只要善用科技,相信無論員工在任何地方都可以進行協作並高效地完成工作。


標籤:
遙距工作
Remote Working
雲端
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